Starfs- og siðareglur

Starfsár RT1 er frá byrjun september til loka apríls. Fundir RT1 eru að öllu jöfnu haldnir á þriðjudögum frá 19:00 til 22:00 með örfáum undantekningum, á starfsárinu eru að jafnaði tveir fundir á mánuði.  Fyrsti fundur hvers árs er Kickoff og skal hann haldinn á föstudegi sem næst 5. september en það er stofndagur RT1. Fundardagskrá RT1 er gefin út í lok hvers starfsárs og kynnt af nýrri stjórn á Aðalfundi B.  Þar kemur fram tímasetning hvers fundar ásamt þema fundar og hverjir bera ábyrgð á fundinum.  Félagar geta því skipulagt fundarsókn með góðum fyrirvara.  Ætlast er til að félagar séu með sem næst 100% mætingu yfir árið, ef þeir missa af fundi hjá RT1 geta þeir bætt mætingu sína með því að mæta á reglulega fundi hjá öðrum klúbbum hérlendis eða erlendis eða með því að sækja fulltrúarráðsfundi eða aðra alþjóðlega fundi.

Fundir

  • Almennir fundir

    • Tímasetning

      • Leitast skal við, eftir fremsta megni, að halda tímasetningu fundardagskráar vetrarins.  Ef ekki verður hjá því komist að breyta dagsetningu eða tímaramma fundar skal tilkynna um slíkt með góðum fyrirvara, helst ekki minna en 7 daga.

    • Setning fundar

      • Fundur skal settur á auglýstum fundartíma og því eiga félagar að vera mættir tímanlega fyrir auglýstan tíma.  Hver sá sem kemur á fundarstað á eftir auglýstum fundartíma getur búist við að vera sektaður af Siðameistara.  Sá fyrsti til að koma of seint fær kr. 100 í sekt, sá næsti kr. 200 og þannig koll af kolli.  Síðasti maður í hús fær síðan aukasekt upp á kr. 300 til viðbótar við röðun hans í seinakomu.  Ef ágreiningur er um tíma gildir tími Siðameistara.  Ef félagar hafa boðað seinakomu með löglegum hætti til ábyrgðarmanns fundar (þ.e. innan þeirra tímamarka sem viðkomandi ábyrgðarmaður hefur gefið) hljóta þeir að öllu jöfnu ekki sekt.  Það er þó mat Siðameistara hverju sinni hvort tilefni seinakomu verðskuldi sekt eður ei.

      • Formaður, eða staðgengill hans skal setja fund ekki seinna en á auglýstum fundartíma.  Sekt fyrir að setja fund of seint er kr. 400.  Það er á ábyrgð Formanns að tilnefna staðgengil sinn á fundi.  Hafi formaður ekki útnefnt staðgengil er Formaður sektaður um kr. 300.

    • Merkingar og fánar

      • Formaður skal ávallt bera formannskeðju sína á fundi.  Brot á þessari reglu varðar sekt upp á kr. 500.

      • Formaður eða staðgengill hans skal sjá til þess að fáni klúbbsins sé ávallt til staðar á öllum fundum á löglegri fánastöng.  Sé fáni ekki til staðar varðar það sekt upp á kr. 500.

      • Allir Roundtable félagar sem sækja fundi hjá RT1 skulu bera RT pinna, nælu, keðju, hring eða annarskonar merkingu sem þeir bera á sér.  Sekt við að vera ekki með pinna er kr. 200.  Merktur fatnaður kemur ekki í stað pinna.

    • Dagskrá fundar

      • Hver fundur skal samanstanda af eftirfarandi atriðum helst í þessari röð, það er þó undir ábyrgðarmanni fundar komið hvernig hann raðar þessum atriðum upp:

        • Setning fundar

        • Kynningarhringur

        • Aðrir dagskrárliðir

        • 3 mínútur

        • Önnur mál

        • Samantekt siðameistara

        • Fundarslit

      • Ábyrgðarmaður fundarins skal senda út fundarboð eigi síðar en 4 dögum fyrir fund, þar sem hann tilgreinir dagskrá fundar ásamt staðsetningu.  Þurfi hann að breyta tímasetningu fundar skal fundarboðið sent eigi síðar en 7 dögum fyrir fund.  Ef ábyrgðarmaður sendir ekki út fullnægjandi dagskrá hlýtur hann sekt að kr. 300.  Ef ábyrgðarmaður sendir fundarboð út of seint hlýtur hann sekt að kr. 300.

      • Á hverjum fundi skal fara fram kynningarhringur, sekt fyrir að gleyma eða hundsa kynningarhring er kr. 400 sem ábyrgðarmaður fundarins hlýtur.

      • Leitast skal við að hafa 3 mínútur á hverjum fundi.  Leyfilegt er að stytta eða aðlaga þennan dagskrárlið að aðstæðum fundarins.  Sekt fyrir að vera ekki með 3 mínútur þegar augljóslega voru aðstæður til þess er kr. 300.

      • Ef ábyrgðarmaður fundar fær gest/fyrirlesara á fund, hvort sem hann fer fram á heimavelli eða úti í bæ, er það á hans ábyrgð á útvega þakkargjöf fyrir viðkomandi gest sem hann afhendir í lok fyrirlestrar/heimsóknar.  Skal gestur einnig fá að gjöf fána RT1.  Ef ábyrgðarmaður gleymir gjöf eða fána fær hann sekt upp á kr. 400 fyrir hvort atriði. Það er þó á ábyrgð formanns að ávallt sé til nægilegt magn af fánum.  Ef ábyrgðarmaður gat ekki fengið fána vegna skorts á slíku hlýtur formaður sekt að kr. 600.  Stranglega bannað er að gefa gesti fundarfána viðkomandi fundar.

    • Klæðaburður og hegðun

      • Meðlimir RT1 skulu ávallt leitast við að mæta snyrtilegir á fund.  Siðameistari mun sekta þá sem hann telur ekki nægilega snyrtilega til fara.  Hámarkssekt við ósnyrtimennsku er kr. 300.

      • Félagar skulu hafa slökkt á símum sínum á fundum eða að minnsta kosti hafa þá stillta á hljóðlaust.  Fyrir hvert skipti sem sími hjá viðkomandi félaga hringir, pípir eða titrar, hann kíki á hann eða svarar í hann hlýtur hann sekt að kr. 300.

      • Félagar skulu leitast við að grípa ekki fram í fyrir hvor öðrum, vera með dólgslæti eða frammíköll og stytta mál sitt eins og kostur er í umræðu.  Viðurlög við hvoru getur varðað sekt allt að kr. 300 í hvert sinn.

    • Fundarslit

      • Siðameistari á ávallt síðasta orðið á fundinum.  Þar fer hann yfir sektir fundarins ásamt öðru því sem hann vill koma á framfæri.

      • Fundi skal slitið á auglýstum tíma af Formanni eða staðgengli hans, sekt við að slíta fundi á röngum tíma er kr. 100 fyrir hverja mínútu sem fundurinn fer fram yfir auglýstan fundartíma.

 

  • Nefndir fundir

    • Bogart

      • Bogart er árshátíð RT1.  Skemmtinefnd sér um að skipuleggja Bogart. Á Bogart er leyfilegt að víkja frá almennum reglum um fundarhald.  Bogart skal haldinn á föstudegi í seinni hluta október mánaðar eða í síðasta lagi í byrjun nóvember.  Dagskrá fundarins er alfarið í höndum skemmtinefndar en leitast skal við að hefja fund um hádegisbil og ljúka honum með gala kvöldverði.  Klæðaburður á galakvöldi er Black Tie (þ.e. smoking eða álíka klæðnaður).

      • Á Bogart eru teknir inn nýjir meðlimir í RT1, það er á ábyrgð stjórnar að allur nauðsynlegur útbúnaður fyrir inntöku sé til staðar.  Hver nýliði skal fá afhent við inntöku fána, pinna og meðlimsskírteini (sem fæst hjá landstjórn).  Við inntöku skal formaður lesa inntökuskjal fyrir hvern nýliða og varaformaður skal næla RT1 pinna í barm viðkomandi.

    • Kickoff

      • Kickoff er fyrsti fundur hvers starfsárs. Á þeim fundi eru áhugsömum aðilum boðið að koma og kynnast starfi klúbbsins.  Kickoff er ávallt haldinn á föstudegi sem næst 5. september en það er stofndagsetning klúbbsins. Kickoff er ekki jafn formlegur og aðrir reglulegir fundir og er heimilt að bregða út af almennri fundardagskrá að einhverju leiti þó svo að leitast eigi við að halda fundinn eins vel innan reglulegrar dagskrár eins og kostur er.

      • Eftirfarandi dagskrárliðir skulu vera til staðar á Kickoff:

        • Kynningarhringur.

        • Kynning nýrrar stjórnar á dagskrá starfsársins.

        • Kynning á Roundtable fyrir áhugsama nýja félaga.

        • Önnur mál.

        • Samantekt Siðameistara.

    • Aðalfundur A

      • Á aðalfundi A, sem fer að jafnaði fram í lok mars, skal kjósa nýja stjórn sem og manna öllu önnur embætti og nefndir.  Fundurinn skal halda sig við formlegt dagskráform og styðjast við reglur Roundtable Ísland um framkvæmd kosninga.

    • Aðalfundur B

      • Aðalfundur B er síðasti reglulegi fundur ársins.  Þessi fundur er í umsjón skemmtinefndar og er hann oftast haldinn á frídegi eða daginn fyrir frídag.  Sögulega hefur þessi fundur oft verið fjölskyldufundur en á seinni árum hefur hann oftar verið skemmtifundur fyrir félaga.

      • Á Aðalfundi B er heimilt að víkja frá reglubundnum dagskrárliðum, þeir dagskráliðir sem þó skal fara yfir á fundinum eru.

        • Endurskoðaðir reikningar lagðir fram.

        • Verðlaun veitt fyrir bestu mætingu á starfsárinu.

          • Fráfarandi stjórn sér um að kaupa verðlaun.

          • Ef fleiri en einn eru með 100% mætingu þá skulu nöfn þeirra félaga sem eru með 100% mætingu og eru á fundinum settir í hatt og nafn vinningshafa dregið út.

        • Verðlaun veitt fyrir besta fund ársins.

          • Kosið skal með leynilegri kosningu meðal viðstaddra félagsmanna um besta fund ársins.

          • Ritari skal lesa upp fundi ársins, aðeins þeir fundir þar sem ábyrgðarmaður fundarins er mættur eru gjaldgengir í kosningunni.

          • Siðameistari skal sjá um framkvæmd kosningarinnar.

        • Stjórnarskipti (Formaður, varaformaður, gjaldkeri, ritari, Iro)

          • Skal fráfarandi varaformaður næla „Past Chairman“ orðu á fráfarandi formann (orðan fæst hjá Landstjórn)

        • Kynning nýrar stjórnar á dagskrá næsta starfsárs

        • Önnur mál

    • IceSki

      • IceSki er skíðafundur sem skal haldin ár hvert sem næst Roundtable deginum og kostur er (14. Mars)

      • Umsjón fundarins er í höndum Stjórnar eða þá sem stjórn fær til að skipuleggja fundinn

      • Umfang og umgjörð fundarins er alfarið í höndum þeirra sem skipuleggja fundin, en að öllu jafna er haldin svigkeppni meðal þátttakenda, ásamt a.m.k. einni sameiginlegri máltíð ásamt öðrum uppákomum

    • RT1-Masters

      • RT1-Masters er golfmót klúbbsins.  Skal mótið fara fram síðasta föstudag júnímánaðar

      • Það er í höndum stjórnar að útnefna umsjónamann mótsins ár hvert

      • Framkvæmd og umgjörð mótsins er alfarið í höndum umsjónaraðila þess.

Hlutverk

  • Formaður

    • Formaður ber ábyrgð á skipulagi og starfsemi klúbbsins á viðkomandi starfsári.

    • Ber ábyrgð á því að fundir séu haldnir í samræmi við auglýsta dagskrá og fari fram samkvæmt siðum og reglum klúbbsins.

    • Boðar til stjórnarfundar klúbbsins eftir þörfum

    • Ber ábyrgð á fundarmunum klúbbsins; fánum, fánastöngum, fundarhamri og formannskeðju

    • Er fyrsti fulltrúi klúbbsins á fulltrúarráðsfundum Roundtable Íslands

  • Varaformaður

    • Varaformaður er fyrsti staðgengill formanns.

    • Ber ábyrgð á því að safna auglýsingum í félagatal á hverju hausti

    • Er annar fulltrúi klúbbsins á fulltrúarráðsfundum Roundtable Íslands

  • Ritari

    • Ber ábyrð á því að haldnar séu fundargerðir fyrir hvern fund, bæði félagsfundi sem og fundi stjórnar.

    • Ber ábyrgð á póstlistum félagsins og nafnalistum

    • Ber ábyrgð á að halda utan um mætingarskrá félaga

  • Gjaldkeri

    • Ber á ábyrgð á fjármunum klúbbsins

    • Sér um að innheimta félagsgjöld

    • Sér um að innheimta sektir siðameistara

  • Ásastjóri

    • Ásastjóri er að öllu jöfnu fráfarandi (síðasta) formaður klúbbsins.

    • Ásastjóri er formaður útbreiðslunefndar

      • Sem formaður útbreiðslunefndar skal Ásastjóri senda út til allra félaga áskorun um tillögu að nýjum félögum.  Skal sú áskorun send út eigi síðar en mánuð fyrir Kickoff.  Eftir að hafa fengið tillögur um nýja félaga skal hann senda út nafnalista með fengnum tillögum til allra félaga.  Hefur hver og einn félagi neitunarvald gagnvart hverri tillögu.  Félögum er ekki skilt að gefa upp hver ástæða neitunar sé.  Aðeins Ásastjóri skal fá vitneskju um nýtingu neitunarvalds og skal hann fara með það sem trúnaðarmál.

    • Ásastjóri hefur það hlutverk að fylgjast með aðlögun nýrra félaga og aðstoða þá eins og kostur er að festa sig í sessi í klúbbnum

  • Siðameistari

    • Hlutverk siðameistara er að sjá til þess að siðum og reglum klúbbsins sé framfylgt á fundum.

  • Skemmtinefnd

    • Skemmtinefnd ber ábyrgð á að skipuleggja Bogart og Aðalfund B

  • Uppstillinganefnd

    • Formaður uppstillinganefndar er að öllu jöfnu sitjandi varaformaður.

    • Uppstillingarnefnd sér um að koma með tillögur að nýrri stjórn og skipan nefnda fyrir Aðalfund A